In tema di Assemblee telematiche e clausole statutarie, il consiglio notarile di Firenze la pubblicato recentemente la massima n. 82 del 2022 che affronta la tematica delle clausole statutarie in relazione alle assemblee telematiche.
Il testo della massima n. 82 del 2022 dispone che:
"Per una gestione efficiente dell’assemblea che contempla l’intervento dei soci mediante mezzi di telecomunicazione (sia essa c.d. ibrida o esclusivamente telematica) c.d. biunivoci (collegamento bilaterale, a due vie) è opportuno che:
a) lo statuto non si limiti ad una generica previsione al riguardo, ma disciplini (anche mediante ricorso al regolamento assembleare) le prerogative dell’organo amministrativo in merito alla scelta, da esercitarsi in sede di convocazione, delle modalità di tenuta dell’assemblea, precisando se essa sia discrezionale, subordinata al ricorrere di certi presupposti, o vincolata, sia sull’an (assemblea tradizionale, ibrida o esclusivamente telematica) sia sul quomodo (in caso di assemblea ibrida o esclusivamente telematica, individuazione della piattaforma utilizzabile e/o delle altre modalità tecniche);
b) l’avviso di convocazione dia conto delle scelte effettuate dall’organo amministrativo, anche precisando in modo puntuale la piattaforma di collegamento da utilizzare; ciò peraltro non è un requisito di validità, potendo quest’ultima essere fornita ai soci mediante una successiva comunicazione (o, al ricorrere di certe condizioni, sul sito della società);
c) lo statuto/il regolamento assembleare non rimetta al singolo socio la scelta del mezzo di telecomunicazione utilizzabile, ma stabilisca che essa è rimessa alla società, prevedendo, eventualmente, un meccanismo di “recupero” dell’istanza partecipativa in caso di richieste dei soci in situazione di emergenza;
d) lo statuto/il regolamento assembleare individui le soluzioni da adottare in caso di malfunzionamento del collegamento, prevenendo così la possibilità di impugnative".
La massima n. 82 del 2022 del consiglio notarile di Firenze ha lo scopo di formulare alcuni suggerimenti operativi al fine di gestire al meglio l'assemblea telematica.
L'assemblea telematica può svolgersi in due diverse modalità:
- Assemblea c.d. ibrida, intesa come assemblea che permette sia la partecipazione fisica che telematica;
- Assemblea esclusivamente telematica/ virtuale.
Nella massima n. 82 del 2022 si osserva che al fine di attuare una piena collegialità, che rende la riunione telematica in tutto e per tutto equiparabile alla riunione fisica tradizionale,
- tutti i partecipanti devono poter essere facilmente identificabili e
- devono poter interagire tra di loro, potendo, pertanto, ascoltare in tempo reale il dibattito, intervenire in esso, scambiare documenti, ricevendoli, visionandoli e inviandoli, ed esprimere il voto.
Solo così si dà piena attuazione ai principi di buona fede e di parità di trattamento che la dottrina individua come caratteristica saliente ed imprescindibile di ogni collegamento da remoto.
Ciò premesso, con la massima n 82 del 2022 si ritine opportuno che per una gestione efficiente dell'assemblea che preveda l'intervento dei soci mediante mezzi di telecomunicazione (ibrida o telematica) c.d. biunivoci (collegamento bilaterale a due vie):
a) lo statuto non si limiti ad una generica previsione al riguardo ma disciplini in maniera puntuale le prerogative dell'organo amministrativo in relazione alla scelta da effettuarsi in sede di convocazione, delle modalità di tenuta dell'assemblea, precisando se essa sia discrezionale, subordinata al ricorrere di certi presupposti, o vincolata sia sull'an che sul quomodo;
b) nell'avviso di convocazione sia specificata la modalità prescelta per la riunione, anche precisando in maniera puntuale la piattaforma da utilizzare per il collegamento.
Non si esclude che la piattaforma possa essere fornita ai soci mediante una successiva comunicazione o, al ricorrere di certe condizioni, sul sito della società.
c) lo statuto/il regolamento assembleare non rimetta al singolo socio la scelta del mezzo di telecomunicazione utilizzabile, ma stabilisca che essa è rimessa alla società, prevedendo, eventualmente, un meccanismo di “recupero” dell’istanza partecipativa in caso di richieste dei soci in situazione di emergenza.
d) lo statuto/il regolamento assembleare, in caso di malfunzionamento del collegamento, individui le soluzioni da adottare, prevenendo, in tal modo, la possibilità di impugnative.
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